一图知行政
永利八达通集团 行政部
兵马未动、粮草先行。
提供集团化高效行政服务，做好集团大管家职能
2022年3月
NO.08 物品采购
NO.06 前台商务接待
NO.05 快递类寄件管理
NO.04 人才房管理
NO.03 宿舍管理
NO.02 食堂用餐管理
NO.01 办公用品管理
NO.07 总部会议室管理
NO.14 日常安保
NO.13 总部区域环境卫生
NO.12 集团工商、证件、资质管理
NO.11 设备维修
NO.10 固定资产管理
NO.09 物料申请和管理
办公用品管理
事务名称
1.申请流程：各部门申领人每月应提前统计好下月所需办公用品，每月25日前在钉钉（工作台-OA审批-行政部-办公用品申请）提交申请。办公用品每月只发放一次，未提交的部门视为无需求。
2.发放时间:当月提交申请，次月5日前发放（如遇假期顺延）。
3.以旧换新：原则上坚持以旧换新、以坏换新，杜绝重复领取（除一次性消耗办公用品：刀片、橡皮擦、便签纸、回形针等）。
4.台账：各部门申请人对本部门办公用品申领数量应确保合理、匹配，行政部设立办公用品领用台账，每月制作各部门办公用品使用分析表。
5.回收：员工离职时，各部门助理应将剩余办公用品回收，依照可利用价值等合理进行再分配，也可归还行政部物料专员。
直接联系人 行政部：仲欣明 18600610467（手机、微信同号）
涉及内容
办公用品申请、发放、成本统计
适用人员
部门助理、职能部门助理或指定同事
管理流程
注意事项
特殊情况: 如有特殊情况需要二次申领，需以部门为单位提出申领，经部门负责人审批方可发放（办公用品的发放只对各部申请人发放，不对其个人发放，各部门每月只允许一次特殊情况）
食堂用餐管理
事务名称
1、用餐安排：早餐 7:30-8:30；午餐 11:00-12:30；晚餐仅限特殊情况招待临时开放。
2、午餐时间：运营中心 11:00-11:30；职能部门11:30-11:50、11:50-12:30；职能部门每月轮换一次就餐时间（具体见食堂公示牌）。
3、就餐供应：早餐提供粥、炒粉、鸡蛋、杂粮等；午餐提供饭、菜、汤，午餐实行4选3制（两荤一素），菜量、米饭、汤由员工自行盛装，员工打饭菜时应按需取量，严禁浪费。
4、用餐付费：排队支付，先刷卡（也可微信付款），后打餐；
5、餐具整理：用餐后应自觉清洁用餐区块，厨余垃圾倒入指定垃圾桶内并把餐具放置指定位置。
6、其它：餐后餐盘应按照餐盘纹路叠放；员工应爱惜食堂公共物品，对过失或故意损坏的设备、设施，应照价赔偿。
直接联系人 行政部：刘杰 18682863553（手机、微信同号）
涉及内容
用餐区域、用餐时间 、厨余垃圾处理
适用人员
总部区域员工及其他来访总部员工
管理流程
注意事项
（1）所有人必须按部门划分在规定时间内就餐，请勿提前就餐；
（2）打菜时应注重效率，请勿翻菜挑菜；
（3）厨余垃圾应按标识分类丢弃;
（4）外来人员招待就餐2人以内应提前一小时告知行政部，2人以上或晚餐招待的需提前一天向行政部申请，未提前申请，食堂即不能按要求提供需求。
（5）未经邀请禁止进入后厨区。
宿舍管理
事务名称
1、住宿申请流程：首次入职入住于行政部领取《宿舍入住申请表》填写相关信息，收到申请表后进行安排入住、其他入住宿舍于钉钉行政模块申请。
2、退宿流程：退宿员工应提前7天在钉钉宿舍管理中行政部提交退宿申请，行政部收到退宿申请时发出具体搬离时间及验收。
3、收费标准：公司拟定每间宿舍入住七人，每人每月收取100元住宿费（新员工前三个月免住宿费），水费由整楼层人员平均同分摊，电费由同一宿舍人员分摊，水电房租每月从工资扣除。
4、深圳外区域的子分公司以各区域管理为准。
直接联系人 行政部：刘杰 18682863553（手机、微信同号）
涉及内容
全体员工
适用人员
申请、居住宿舍员工
管理流程
注意事项
1、自觉遵守宿舍管理规定。
2、宿舍公共设施如因宿舍员工人为损坏，责任清晰情况下由责任人自费维修，责任不清晰由同宿舍成员分摊。
3、员工贵重物品应妥善自行保管，尽量避免带入宿舍。
4、禁止在宿舍生火做饭或使用明火，禁止使用超过500W的电器及伪劣电源插板等隐患设备。
5、未经允许外来人员不得进入员工宿舍。
人才房管理
事务名称
1、信息发布：行政部根据政府各类安居及人才和安居信息进行收集、咨询和公布。
2、申请原则：符合政府要求，原则以公司按按职级高低，职位相同则优先考虑双职工（即配偶同为公司职工），后考虑在公司服务年限，以此认定优先认租权。
3、钉钉申请流程：工作台→OA审批→行政部（安居房申请）→填写申请内容→选择审批人（系统自动选择审批人）→提交。
4、中途退租：租赁未满半年不予退还保证金，满半年应至少提前一个半月通知行政部住房专员，未提前通知或退租后无人居住，产生的租金及其他费用，由该租赁人员承担。
5、提前续租：合同期满前提前3个月通知行政部住房专员是否续租。
6、合同到期：因以上条件发生变化时公司指定以优先度更高员工取代该员工认租，优先度低则在接到通知后须一个月内搬离。
7、违约行为：员工确认申请安居房后，毁约认租等行为，给公司造成损失等情况，由该员工承担全部赔偿责任。
直接联系人 行政部：刘杰 18682863553（手机、微信同号）
涉及内容
人才安居房的申请、认租、退租
适用人员
深圳区域集团正式员工
管理流程
注意事项
1、认租员工保证自身资格信息情况、所提交资料的真实性。
2、公司员工应自觉遵守公司人才房管理规定、人才安居合同、物业管理规定、政府各项要求。
快递类寄件管理
事务名称
1、顺丰寄件月结帐号为公司指定对公专用专项帐号，用于各部门寄公用文件及紧急物品。
2、下单流程：微信小程序直接搜索“顺丰速运-寄快递- 填写相关内容（注明；付款方式选寄件月结即可，月结帐号为7558637503）。
3、韵达寄件月结帐号为公司员工个人寄件福利，价格相对优惠，寄件打单时间为：每周1、3、5中午12点提交信息至4楼前台处，并在当日2点前完成订单的打印，寄件人自行到前台指定的盒子中领取。
直接联系人 行政部：朱冬珍 15818780282（手机、微信同号）
涉及内容
顺丰、韵达寄件
适用人员
总部区人员、部门助理或指定人员
管理流程
注意事项
1、顺丰月结：行政部次月15号前公布上月各部门使用情况，各部门负责人核对应部门使用情况，禁止寄私人件。
2、韵达月结：行政部次月3号前统计上月个人寄件费用，提交人力资源部工资中扣款。
总部会议室管理
事务名称
1、公司1-4楼会议室按数字编号划分为11个会议室，均可使用；
2、会议室使用：钉钉“智能会议室”申请，审批完成后在四楼前台领取钥匙；开放会议室无需审批自行使用。
3、行政部负责会议室日常管理，补充各种会议设备以及日常用品。
4、行政部负责会议室日常监督，巡查会议室现场使用情况。
5、会议室所需设备设施以及相关物品可及时与行政部联系提供，主要设备使用可联系信息部网络维护员。
直接联系人 行政部：朱冬珍 15818780282（手机、微信同号）
涉及内容
总部会议室申请，会议室日常管理
适用人员
部门助理、会议室需求人员
管理流程
注意事项
1、需审批的会议室审批完成后到行政部领取钥匙，会议完成后按会议室标准整理完毕后并及时归还钥匙。
2、请保持会议室干净整洁。
3、会议时间或场地冲突，可联系行政部进行协调。
物品采购
事务名称
1、确认需求后由各部门指定人员负责钉钉申请。
2、物品申请：单价2000以下及大于2000元（含2000元），请结合实际情况选择；
钉钉流程：工作台→OA审批→行政部（物品申请）→填写申请内容→选择审批人（系统自动判定审批人）→提交； 常规采购审批通过后3天内发放、特殊情况以实际为准。
3、防疫物质申请：结合实际情况按月申请；
钉钉流程：工作台→OA审批→行政部（防疫物品申请）→填写申请内容→选择第一审批人（部门经理）→第二 审批人（分管负责人）→提交。 月末25号申请，次月1-5号发放，特殊情况以实际为准。
4、名片申请：结合部门实际情况按月申请；
钉钉流程：工作台→OA审批→行政部（名片申请）→填写申请内容（附名片申请表）→选择第一审批人（部门经理）→提交 ，月末25号申请次月1-5号发放，特殊情况/加急处理，2个工作日完成制作和发放。
直接联系人 行政部：刘杰 18682863553（手机、微信同号）
涉及内容
办公家具、设备、防疫物资、名片等
适用人员
各部门负责人、或部门指定人员
管理流程
注意事项
1、行政部对申请物品及数量的合理性进行审核，非合理及时调整申请。
2、加急或特殊情况需提前沟通，未提前沟通的视为普通流程进行采购。
3、按月申请非特殊情况，因部门原因造成将推至次月处理。
4、如遇特殊情况常规时效发生变化，应及时沟通解决。
5、对物品申请采购金额区间不清楚的可询问采购员。
物料申请和管理
事务名称
1、物料申请：各部门助理或指定物料人员，汇总需求数据，按流程完成钉钉审批（工作台-OA审批-行政部-集团物料申请&客户物料申请）物料专员匹配库存管理数据完成所需物料采购。
2、物料入库：物料专员要及时办理质检合格物料入库手续,将合格物料按批分类分区存放，并填写入库台帐。
3、物料发放：物料专员以钉钉审批通过的物料申请数据为准，核对发放数量，打包并做好相关的标示，交运营中心，统一转交各外站，3天内与申请人对接签收情况。
直接联系人 行政部：仲欣明 18600610467（手机、微信同号）
涉及内容
公司所涉及业务物料、包材（含客户物料、渠道物料等）
适用人员
各部门助理或者指定同事
管理流程
注意事项
1、物料使用部门在使用过程中如发现有不合格物料，可立即退还行政部。由物料专员移交采购员与服务商做相关的对接工作，例如：换货、补货等。
2、各事业部的库存物料有超于连续6个月以上不再使用的，可申请退回给物料专员，由物料专员统一划入呆滞物料区，并每半年清点呆滞物料数据上报公司。
固定资产管理
事务名称
1、登记：采购完成后，属于固定资产类别的，行政部负责登记固定资产信息，生成固定资产编号、张贴固定资产标贴。
2、安装：IT类资产由信息部协调安装，其它类由厂家或行政部负责安装。
3、维修：登陆钉钉“行政部-维修申请”申请，审批后行政部安排进行维修。
4、转移：跨部门或区域转移固定资产，须填写《固定资产转移单》进行备案。
5、报废：固定资产无法使用时，填写《固定资产报废申请》，经专业技术人员评估后，申请报废。
6、出售：闲置且无使用价值的固定资产，会同有关部门评审，钉钉申请出售。
7、盘点：行政部负责固定资产年度盘点，各部门配合盘点，登记台账并签字。
直接联系人 行政部：徐腊锋 18823187445（微信同号）
涉及内容
固定资产申请/采购/登记/安装/维修/转移/报废/出售/盘点
适用人员
部门助理、部门负责人或部门指定管理人员
管理流程
注意事项
1、固定资产主要划分为A/B/C/D四大类（A类2000元及以上，B类500-1999元，C类200-499元，D类低值易耗品）。
2、公司固定资产“谁申请、谁使用、谁负责”原则，各部门应建立属于部门资产的台账。故意损坏负主要责任。
3、固定资产管理涉及多个部门的，部门之间相互进行协调。
设备维修
事务名称
1、行政部每周一对园区公共日常设备全面巡查发现问题立即处理。
2、各部部门设备/设施维修的统一由钉钉申请维修。
3、钉钉流程：工作台→OA审批→行政部（维修申请）→填写维修内容→选择审批人（部门经理）→提交。
4、时效：钉钉审批通过后常规维修时间为3天内、质保期售后维修以具体上门为准。
直接联系人 行政部：刘杰 18682863553（手机、微信同号）
涉及内容
深圳日常办公桌椅维修、水电、零星工程、设备质保等
适用人员
深圳各区域、各部门、部门指定人员
管理流程
注意事项
1、维修员由行政统一调度安排，务必按要求申请处理，以免影响使用。
2、行政部统筹安排公司各项维修，对于维修工作紧急程度有权调整临时调整工作顺序，如有调整行政会通知申请人。
3、设备维修时发现为人为损坏的一律按有偿维修处理（责任清晰的由责任人承担全部损失、责任不清晰的由部门承担）。
集团工商证件、资质管理
事务名称
1、使用资质证件原件：登陆钉钉“证件使用”进行申请，发送给相关负责人审批，抄送徐腊锋，审批完成后登记领取使用。
2、办理公司注册/注销、工商证件变更、资质办理：登陆钉钉“OA审批-行政部-资质证件工商类”进行申请，审批流程完成后，即可办理，办理结果在钉钉上回复。
3、使用资质证件复印件：第一时间联系部门助理提供；部门助理无法提供的，联系行政部徐腊锋提供。
4、查阅公司工商档案资料，需提前与行政部联系，告知并说明原因，由行政部负责人同意后，徐腊锋负责登记和提供。
直接联系人 行政部：徐腊锋 18823187445（微信同号）
涉及内容
集团各公司工商信息、营业执照（原件、复印件）、公司法定代表人、负责人身份证复印件、公司相关资质（海关、快递等）、公司工商资料（章程等）、公司荣誉。
适用人员
部门助理或指定人员
管理流程
注意事项
1、公司注册注销，资质证件原件使用/变更必须走钉钉审批流程。
2、资质证件复印件行政部定期各部门助理有备份，第一时间联系部门助理。
3、各类资质证件使用过程中，请注意保密，合理合法使用。
4、资质证件原件使用完后必须当天归还。
环境卫生管理
事务名称
1、卫生分区：员工负责自己工作岗位的桌面区域卫生、一线员工负责指定安排的指定区域卫生；其他区域卫生均由行政部后勤组负责维护清扫。
2、烟头：烟头丢入吸烟区专用垃圾桶吸烟区分布：A1栋后方大门、A7栋FBA操作前门左侧及5楼天台）。
3、餐饮垃圾：餐饮垃圾统一丢至食堂门口大垃圾桶内。
4、茶叶类：茶叶垃圾请丢弃至直饮机旁专用茶水垃圾桶内。
5、纸箱或大型废弃物类：请丢至三、四楼层右侧（电梯一侧通道）楼道旁大垃圾桶及一楼保洁室（阁楼）。
6、办公用废纸类：请丢至在打印机桌面下纸篓内。
7、废弃果皮、食品包装袋、擦手纸等：请丢至洗手间区域垃圾桶内。
直接联系人 行政部：刘杰 18682863553（手机、微信同号）
涉及内容
员工日常须知
适用人员
全体员工
管理流程
注意事项
1、办公区域内禁止个人私自设置垃圾桶。
2、办公区域内禁止未套伞袋的雨伞入内，一楼前台有伞袋机套袋子后才能带入办公区。
3、办公区域内严禁就餐，就餐统一在食堂进行。
4、园区内除吸烟区全面禁止吸烟。
日常安保管理
事务名称
1、私人快递：从签收日起2天内必须领走，未领走的遗失概不负责。
2、业务快递：禁止业务类快递存放保安室，货物一律入操作仓库。
3、来访车辆：客户来访车辆停放需要提前一天报备。
4、自有车辆：汽车、电动车按园区车位规划有序停放，未规划车位的未经允许禁止停放在园区。
5、共享单车：禁止共享单车入园停放。
6、公司车辆：使用公司车辆须凭申请钉钉在保安室登记领取。
7、吸烟管理：园区内全面禁止吸烟（吸烟区除外）。
8、消防管理：园区的消防点检由保安人员按要求负责检查。
直接联系人 行政部：刘杰 18682863553（手机、微信同号）
涉及内容
总部区域治安、秩序、消防
适用人员
全体员工
管理流程
注意事项
1、园区车位优先安排公司车辆及领导车辆停放，剩余车位可临时安排员工停放，行政有权调整临时车位使用权；
2、剩余车位非员工个人名下车辆禁止申请公司车位。
节假日安排
事务名称
涉及内容
公司节假日安排
适用人员
全体员工
管理流程
注意事项
以上为2022年法定节假日安排，具体情况以公司实际通告为准。
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行政部
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