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商城采购业务手册

其他分类其他2021-01-20
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国网电商项目-商城业务

采购专区操作手册

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一切为您的需求服务

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一切为您的需求服务

一、常用网址、账号密码各业务联系方式.........4
二、账号密码问题.............................................6
三、额度问题..................................................13
四、支付问题..................................................14
五、发票问题..................................................15
六、交易专区常见报错及处理办法..................18
七、交易专区基础操作....................................21
八、交易专区收货问题....................................32

1.交易专区网址?
答:b.esgcc.com.cn(账号:csh01,密码:cgzq1234)
2.管理中心网址?
答:procurement.esgcc.com.cn(账号:95598kefu,密码:jiaxin@@Kk11)
3.交易专区一级专区供应商联系方式?

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一、常用网址、账号密码
                               各业务联系方式

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一、常用网址、账号密码
                               各业务联系方式

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4.各业务联系方式?

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二、账号密码问题

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1.交易专区账号解冻账号操作流程问题?
答:交易专区账号180天未登陆将主动冻结。账号处于冻结状态。工厂管理员登陆管理中心通过业务账号解冻列表功能可以查看已冻结的采购账号。工厂管理员点击提交,可以提交至上级公司管理员审批,公司管理员通过业务账号冻结审核功能可以对已提交的冻结账号申请进行审批。审批通过的有运营人员通过业务账号解冻功能解除账号解冻状态,账号可以正常登陆专区。审批拒绝或者解冻拒绝的退回原工厂管理员重新提交。(工厂级管理员登录管理系统进行解冻申请的提报→公司管理员进行账号审批→电商公司运营人员进行激活)
2.管理中心解冻账号操作流程?
答:工厂管理员账号180天未登陆管理中心自动冻结。账号处于冻结状态。公司管理员登陆管理中心通过管理账号冻结列表功能可以查看已冻结的管理账号。公司管理员点击提交,有运营人员通过管理账号解冻功能解除账号冻结状态,账号可以正常登陆管理中心。解冻拒绝的打回原公司管理员重新提交。(公司管理员进行账号审批→电商公司运营人员进行激活)
.采购账号如何申请?
答:在专区登录页面最下方找到“                              ”下
载                                        先走线下的签字流程。

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二、账号密码问题

(1)采购账号申请:工厂级管理员线上申请(账号管理→申请管理→业务账号申请→点击“新增”,输入账号,选择需要修改后的权限,上传申请表,保存)-公司级审批-电商公司激活。
(2)管理账号:
①工厂级管理员:线下签单申请-公司级线上申请-电商公司激活
②公司级管理员:线下申请-物资管理员审核-电商公司统一配置账号
4.预览账号以及预选账号的申请?
答:(1)预览账号可以通过交易专区登录界面自己注册账号,然后告知工厂管理员进行提交,公司级进行审批,如不能使用需要电商公司进行账号激活。(这个方法尽可能不说)
(2)直接告知工厂管理员进行在线申请,公司级进行审批,如不能使用需要电商公司进行账号激活。
5.非集成审批流如何配置?
答:(1)公司级管理员创建对应凭证,可以选择默认。

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二、账号密码问题

(2)工厂级管理员在管理中心-审批流程管理-审批流程配置,点击新增,选中凭证。

(3)点击流程设计-编辑-节点名称,一般为一级审批or二级审批。执行人策略为审批人和采购人的关系:如果选择同部门,需检查管理中心-员工部门管理中,两者是否为同一部门。
Ps:部门设置需要在部门管理里进行新建设置,创建成功后在员工部门管理中进行员工部门分配。

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二、账号密码问题

(4)设置好后选择执行人,点击增加,双击选中需要审批的人,当执行人添加到右侧,点击确认,完毕。

6.非集成审批流如何修改?
答:(1)工厂级管理员在管理中心-审批流程管理-审批流程配置,点击需要修改的审批流,选中凭证(图一)。

(2)点击流程设计如图二,找到需要修改的节点名称,点击执行人如图三(执行人策略为审批人和采购人的关系,采购人进行提交请购单,审批人审批通过请购单生成采购订单)进行修改,选择原来的审批人点击删除如图四,点击新建新增加审批人如图五,点击需要选择的新审批账号,直接转到右边“选择用户列表”中,然后点击确认如图六,完毕。

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二、账号密码问题

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二、账号密码问题

7.审批流设置好后在采购过程中会出现几种无法提交到审批账号的情况?
答:(1)浏览器兼容性出现问题:主要表现格式是凭证类型:(1/ 空白) 这样的格式 ,这就需要取消请购单重新下单采购
(2)审批流配置错误:比如部门不一致。这样就需要看一下执行人策略属性是否选择正确,每一个选项后面的小问号可以解释名称的意义

(3)用户忘记选择审批流。
此外,请购单无法提交到审批账号的就是在还没有配置审批流的情况下就提交请购单,请参照上面的审批流程配置的说明方式进行流程配置。
如果出现以上几种由于审批流出现的错误造成无法提交或者提交以后审批账号看不到的情况,都需要取消请购单重新下单。

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二、账号密码问题

8.采购账号权限如何变更?
答:工厂级管理员线上申请(“专区账号管理-业务账号权限变更申请”,点击“新增”,输入账号,选择需要修改后的权限,上传申请表,保存)-公司级审批-电商公司激活。

9.交易专区账号如何注销?
答:下载网上国网APP→点击“我的”→账户与安全→账号注销【一定提醒客户:注销申请提交之后,您的账号将被冻结并且无法撤回注销申请;注销成功之后您账号的所有信息、记录、绑定关系及资产将被清空、无法恢复;本账号相关APP及网站系统的账号将被一并注销、无法恢复,包括但不局限于:国网商城、电e宝、国网商旅云、光e宝、e享家电气、爱如电、e车城、e充电、e约车、原掌上电力(旧版)、95598智能互动网站等】

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三、额度问题

1.购买额度问题?
答:额度分为两种,第一种是采购帐号可采购的额度不够了,可联系工厂级管理员在管理中心去修改;第二种是供应商本批次可销售的额度,这个额度超了,就不能再去采购这个供应商的这个商品了,可以换一家供应商采购。
2.账期额度不足,应如何处理?
答:如果提醒年度预算到期不能采购可以联系管理员查看一下合同签订日期,其次查看公司预算是否已经不足,咨询本公司财务收到货品的订单是否未做到及时付款,或者之前不需要的订单没有做到及时删除。

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四、支付问题

1.采购时提示:“账期支付信用验证不通过,账期额度不足!”怎么处理?
答:出现这种提示是因为客户有超期未付款订单,被供应商系统锁定,需要联系供应商协商解锁。
2.物资部规定的支付时间以及发票索要时间?
答:没有具体时间,询问当地物资
3.采购后发票收到后如何做报销?是和线下一样分别走流程转账给各公司吗?
答:(1)支付方式选择“先货后款(电e宝)”的订单需要在专区进行订单支付。财务人员登录支付账号,进入“采购中心”;点击“采购中心-交易中心-订单支付”后可以看到支付界面。
(2)针对非集成单位使用财务管控进行货款支付的,且存在订单合并支付的情况,使用此功能在专区生成合并支付的订单号,在财务管控支付时手动填写此号。进入采购中心-交易中心-管控合并支付,显示采购专户下所有采购订单。选择要合并支付的订单,然后点“合并付款批次生成”最后生成支付批次号。

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五、发票问题

1.采购方发票信息是由什么身份的管理员进行维护?如何维护?
答:物资电商化身份的工厂级管理人员登录管理账号(选择)【交易专区】-【发票支付管理】-【发票信息维护】节点,自动展现发票信息维护界面界面;

维护对应信息,点击“保存”按钮完成维护更新。

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五、发票问题

2.采购方发票地址是由什么身份的管理员进行维护?如何维护?
答:物资电商化身份的工厂级管理人员登录管理账号(选择【交易专区】-【发票支付管理】-【发票地址维护】节点,自动展现发票地址维护界面;点击“新增”按钮,弹出维护框,维护发票的邮件地址。)

3.购买方如何选择发票信息与地址?
答:(1)请购人员按需选择使用的发票信息。请购人员点击“展开全部”按钮可显示多条已维护好的发票信息。

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五、发票问题

(2)请购人员根据工厂级管理员在“管理中心”已经维护好的发票邮寄地址,选择发票需要邮寄的地址。

请购人员点击“展开全部地址”按钮可将发票地址展开,“发票地址”最多显示四个地址。

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六、交易专区常见报错及处理办法

1.溢价金额问题?
答:①提示“超过了合同编号为***的溢价金额,您是否继续购买”,这属于警告,点确定就可以继续购买;
②提示“超过了合同编号为***的溢价金额,您不能购买”,这属于报错,网省物资不允许购买,建议更换其他供应商。
2.客户表示提交请购单失败如何处理(反复出现“提交”按键)?
答:(1)让用户一级、二级专区、供应商分开提
(2)询问客户收货日期格式不对,正确格式:XXXX-XX-XX;(四位-两位-两位)
(3)询问客户提交数量是否过多,如多余200建议分批次购买
(4)询问客户购买时货品数量是否充足。
(5)凭证类型填写有问题,需要重新选择;(集成单位如上列问题均未涉及详细记录客户问题进行反映)
(6)查看 “OPT”订单后是否显示“请购单同步ERP网络,或服务异常!”字样,如有此提示告知客户联系ERP项目组进行处理。
(7)客户如为非集成单位(没有ERP进行审批),告知客户先看下单位的审批流是否发生改变,如发生改变必须要删除之前的审批流之后(全部进行删除,再去全部维护新的审批流,不可以单独更改一人。)新维护好的审批流才能被使

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用,审批流有问题才会反复出现提交按键,如排查没有问题去记录反映。

3.专区下请购单时填写ERP信息时“科目分配类别”必填但是公司表示不需要填写应该如何处理?
答:如客户不需填写“科目分配类别”请客户联系公司级管理员登录管理中心进行“科目分配类别”为空的相关配置。(请客户联系公司级管理员登录管理中心,针对科目分配类别新增一个空白的选项即可)
4.如客户反映无法提交请购单,显示“该商品属于零星物资商品,没有站点信息 ,请删除后重新添加”如何处理?
答:须告知客户先将把进货单里将商品删掉,重新添加再请购。如客户按照以上操作还不行,再记录反映。
5.如客户反映查看二级专区物品点击物品详情时显示“数据错误,商品编号为:********* 的商品物料中类为空!”如何处理?
答:建议客户联系工厂级管理员,让其登录管理中心将该账号的品类限制取消后再次尝试,如仍提示报错,详细记录后佳信下单处理。
6.如果客户反映ERP单位不一致问题,如何处理?
答:首先让客户提供ERP系统内单位与交易专区单位各是什么,如单位确定不一致,需详细记录物料编码、商品编号、ERP与交易专区的单位等信息,将问题反馈至供应商管理

六、交易专区常见报错及处理办法

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人。

六、交易专区常见报错及处理办法

7.当前凭证类型ZM01关联的科目分配类别是Q,请返回修改。这个怎么操作?
答:一是管理中心维护错了,需要联系公司级管理员在管理中心重新关联;
二是您的科目选错了,可以从请购单中修改再提交;
三是凭证类型选错了,就取消请购单重新再提。
8.采购过程中,ERP报错问题如何处理?
答:建议客户把报错问题告知给单位ERP项目组进行解决,并且提醒客户可以在原来订单上点击修改进行查看,如果有可以修改的地方可以修改后进行提交,如果修改的地方不能进行修改建议客户删除后重新购买。(使用谷歌浏览器)

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七、交易专区基础操作

1.交易专区删除/退货流程?
答:(1)(2)删单流程
(3)供应商未发货退货流程(没有申请退货按键)
(4)供应商已经发货退货流程(有申请退货按键)

2.请购单取消后,ERP系统查询还占预算,应如何处理?
答:(1)在“我的请购单”里面调整筛选条件为“全部状态”,找到这个单子,需要删除该单子,预算才能释放;

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七、交易专区基础操作

(2)如专区显示“已删除”,但erp查询预算还被占用,则需要联系群组管理员在后台系统进行推送操作,完成请购单删除。

3.没有“立即请购”或者“加入进货单”如何处理?
答:一是商品合同到期,这个可以和网省合同管理员确认一下;另一个原因是这个采购账号做了采购品类限制,这个可以和工厂级管理员确认一下。
4.交易专区订单被拆成两个以及两个以上订单的原因?
答:①超过30条行项目;②同样商品;不同资产号③不同店铺;④不同品类(一级专区;二级专区;计算机);⑤不同佣金比例。(同一个供应商不同品类不同佣金会拆单)

5.资产号的维护(购买多个商品)?
答:(1)点击进入商品详情

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七、交易专区基础操作

(2)点击维护ERP信息—添加修改—导入—模板下载

(3)模板下载成功填好信息进行选择并导入

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七、交易专区基础操作

6.凭证类型没有关联相应的科目分配类别,应如何处理?
答:联系省公司物资管理人员在管理中心中进行凭证与科目分配类别的关联。一般是公司级管理员。
7.商品妥投、发票妥投以及系统收货,是否存在逻辑性关系?
答:商品妥投是供应商在商户中心操作的,客户收到货后在ERP进行收货确认,之后申请发票,然后供应商再从商户中心做发票的配送和妥投。
8.同一个订单,出现了好多个相同的请购单,需要怎么处理?
答:请供应商和客户联系一下,客户登录专区,在我的订单页面,用请购单号查询,查询出的多个订单号,点击“查看ERP信息”,其中有一条是正常的(生成了采购申请号以及采购订单号),其他全是空的,将空的专区订单号告知供应商在商户中心取消订单,留着正常的那单就可以了,供应商如果已经全部在商户中心点击发货了,就需要请客户在专区申请退货后,供应商在商户中心确认退货申请,这样订单删除了。
9.如何维护以及普通发票信息?
答:工厂级管理员登录管理中心进行新增和信息维护。
10.如客户来电反映请购单已生成订单号但是供应商看不到该订单应如何解答?

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七、交易专区基础操作

答:询问客户请购单是否已经生成采购申请号以及采购订单号,如果已经生成需让购买方联系单位管理员,让其查看单位哪个采购账号有集中确认下单的权限(自行查好订单号告知供应商,供应商系统只能通过订单编号进行查找订单)
11.请购单退回后,如何修改请购单基本信息?
答:订单被ERP退回后,交易专区的请购单会出现红字ERP报错提醒以及修改/删除按钮,点击修改可以修改ERP信息,但是基本信息无法修改,需要删单重新提报订单。
12.哪些问题需要联系erp项目组处理?
答:(1)提示供应商未由采购组织建立或者供应商未被维护;
(2)提示物料信息未被维护到工厂下;
(3)客户告知erp已全部审批,但在opt里看不到审批信息;
(4)库存地点不存在;
(5)协议编号未启用;
(6)会计科目xxx不能使用,请更正;
(7)电商单位与ERP单位不一致,需先与供应商管理组核实单位信息,如明确专区无问题,需联系erp项目组进行修改。
13.订单状态是交易完成是什么意思,是表示已经付款了吗?
答:订单的两个状态“交易完成”和“关闭”都表示订单已经付款。

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七、交易专区基础操作

区别:(1)交易完成:已付款,已清分结算完,在订单关闭之前可以进行退货和退款;
(2)关闭:无法进行退货和退款等操作。
14.请购商品常见问题、下单流程、如何查看正常请购单?
答:(1)供应商联系方式

(2)erp信息填写
根据不同的科目类别需要填写不同的记账信息,同时除带“*”是必填项外,还有其他内容也是必填项(如有问题可咨询erp项目组或物资部门)。

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七、交易专区基础操作

(3)审批流程如何查看
采购中心-我的请购单-输入单号-状态选择全部-点击查询

点击查看erp信息,红框中的信息全部有了,才叫审批完成,供应商才能看见

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七、交易专区基础操作

审批完成图例

(4)erp返回报错查询:

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七、交易专区基础操作

①鼠标放在ERP报错的红字上,报错信息就会显现,如图;

②鼠标放在请购单编号的数字上,如图(1),点击,页面跳转,如图(2),审批信息中可以看到;

图(1)

图(2)

(5)订单流程如何查看
采购中心-我的订单-输入订单号或者PR号,状态选择全部-点击查询

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七、交易专区基础操作

点击订单号

跳转到如下页面,可以看到订单相对应的流程,同时还可以打印该订单

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七、交易专区基础操作

15.交易专区发货时限?
答:交易专区一级专区商品用户下达订单之日起48小时内完成发货,且到货时间不超过7日,偏远地区配送时间不超过15日,在确认收货后7日内供应商点击妥投。二级专区30天内进行发货 。计算机30日内,车辆60日内。
16.交易专区的共享专区如何请购?是否需要分配购买权限?
答:共享专区是27家网省公司都可以采购,挑选的二级专区中优质的供应商的商品上架,权限什么的都不用调整,跟专区采购一样。
17.交易专区投诉工单问题(一般反应供应商不发货问题)?
答:告知客户进入我的订单→投诉卖家进行问题反馈即可。

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八、交易专区收货问题

1.交易专区收货流程?
答:

(1)需求单位在专区完成下单操作;
(2)供应商组织货物准备并完成发货操作;
(3)货物送达时,a.物资管理人员具备现场验收条件的,由物资管理人员应用专区APP进行扫码收货;b.物资管理人员不具备现场验收条件的,需求单位收货人员应用专区APP进行扫码收货;
(4)物资管理人员对非现场验收的订单应用专区APP进行远程在线签收;
(5)专区订单完成收货,专区订单状态改为“确认收货”;
(6)ERP集成单位,专区将完成收货信息回传ERP系统。

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八、交易专区收货问题

2.交易专区收货类账号的类别、权限及职责?
答:(1)收货人员:配置扫码收货权限。(供应商配送后,各单位的扫码收货人员。统一入库物资应为仓库收货人员,直发现场应为项目单位物资接收人员。)
(2)物资管理人员:配置扫码收货权限、远程签收权限。
当货物送达时,物资管理人员具备现场验收条件的,由物资管理人员应用专区APP进行扫码收货;物资管理人员不具备现场验收条件的,需求单位收货人员应用专区APP进行扫码收货,物资管理人员对非现场验收的订单应用专区APP进行远程在线签收。
3.交易专区收货账号创建流程?
答:(1)申请人可在专区登录页面(网址:b.esgcc.com.cn)下载账号申请模板,完成线下审批。
(2)申请人将模板交由工厂级管理员在管理中心创建账号配置权限。
(3)公司级管理员登陆管理中心,对工厂管理员提交的账号申请进行审核。
(4)运营人员登陆管理中心对审核通过的账号进行激活。

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八、交易专区收货问题

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八、交易专区收货问题

4.交易专区收货账号管理平台创建步骤?
答:(1)申请人将模板交由工厂级管理员在管理中心创建账号配置权限。
①点击菜单专区账号管理-“在线申请业务账号”
②点击“在线申请”按钮,进入账号申请页面
③信息填写:依据人员岗位,配置角色权限。
④信息填写:填写基本信息后,上传线下签字通过的账号申请单。
⑤账号提交:点击“保存”,完成账号在线申请。

(2)公司管理员在线审核。
①公司管理员登录管理中心,通过【专区账户管理】-【在线业务账号申请审核】菜单,进入在线账号申请审核页面。
②点击“审核”,进入审核页面。

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八、交易专区收货问题

(3)公司管理员登录专区管理中心,进行在线审核。
①查看账号基本信息、权限信息、线下申请单等内容,点击“审核操作”,进入操作页面。
②选择审核结果,维护审核意见。
③点击保存,完成审核。

(4)运营人员对已审批的账号申请进行激活操作,激活后采购业务账号可正常登陆应用。

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八、交易专区收货问题

5.交易专区收货功能账号激活注意事项?
答:(1)ERP集成单位目前在专区无收货及签收人员账号权限信息,需统一配置。
(2)非ERP集成单位使用专区原有的确认收货人员账号进行现场扫码收货。
(3)如该人员是物资管理人员,应为其账号增加远程签收权限。
(4)如该人员不是物资管理人员,则新增物资人员账号,并设置远程签收账号权限(用于远程签收)。
6.交易专区收货功能审批流配置步骤?
答:公司管理员可对所辖单位配置扫码收货和远程签收人员对应的审批流。
①点击或搜索菜单-远程签收审批流
②根据线下提供的信息,选择业务收货人员,点击配置,进入配置审批流程弹出页面。

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八、交易专区收货问题

③点击“添加节点”

④管理员根据实际情况进行审批流配置,添加对应的审批人员。每个收货人最多对应一个远程签收人员,将此两人对应操作流程配置为审批流,同一个单位可配置多条审批流。
⑤点击保存,完成当前审批流配置。

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八、交易专区收货问题

⑥完成配置后,如业务收货人员或物资管理人员变动需删除该审批流,应确保当前无待审核的审批流方可删除

7.交易专区APP扫码收货操作流程?
答:收货人员通过移动APP现场扫码完成收货。收货人员扫描配送单上二维码进入确认收货页面,上传实物信息和两单签字信息完成现场实物交接。专区校验无误后系统流转至物资管理人员远程确认签收。
(1)收货人员输入账号密码,点击登录专区APP

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八、交易专区收货问题

(2)点击APP右上角扫码功能,扫描配送单右上角二维码。

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八、交易专区收货问题

(3)收货人员查验到货商品,在APP内部分勾选或全选已到货商品,点击【确认收货】

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八、交易专区收货问题

(4)①收货人员点击”上传图片“,直接拍照上传,也可选择“从相册选择”,将已拍照的实物及两单签字照片上传。

②收货人员应在订单维护的收货地址完成现场实物照片和两单照片照片上传,专区APP后台记录实际交货的地点。

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八、交易专区收货问题

(5)如确认无误则点击确认,完成扫码收货。如收货人员为物资管理人员,则确认收货动作完成。

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一切为您的需求服务

八、交易专区收货问题

8.交易专区APP收货包括哪些功能?
答:(1)电子定位校验:扫码收货需开启手机定位,系统根据定位位置与订单收货地址进行比对,如超出电子围栏规定范围(2公里),系统进行预警提示并记录。
(2)电子定位管控:远程在线签收人员参与物资收货时可对电子围栏校验情况进行管控,若收货范围不合理可拒绝拒绝签收确认。
9.交易专区APP远程签收功能操作流程?
答: 如物资管理人员不具备现场验收条件的,可进行远程在线签收,点击“远程签收”进入界面,可从订单类型、扫码收货人、扫码收货时间、供应商等维度对订单进行筛选进行审批操作,可查看审批结果。
(1)物资管理人员登录APP,点击“我的”
(2)点击“远程签收”,进入远程在线验收审核界面。
(3)物资管理人员查看订单下的扫码收货信息、收货及凭证照片,核实信息。
(4)审核通过,则完成远程签收;审批拒绝需填写拒绝理由,收货人员重新提交。
(5)物资管理人员可在“已处理”中查看已审批的订单。

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八、交易专区收货问题

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八、交易专区收货问题

10.交易专区APP收货功能用户评价?
答:(1)用户评价:收货人评价作为评价体系的重要环节,评价结果对内可应用于质量监督、辅助采购、下单比选,对外可促进供应商提升专区履约物资管理水平。专区“一单一评价原则”不仅应用于收货人评价,预选人、下单人也可对订单及商品进行评价,形成专区多维评价体系。专区同步上线使用人评价功能,物资使用人也可参与评价。

(2)收货人评价:收货人可对专区订单及商品进行评价,其中订单维度可对配送人员服务、售后服务等进行评价,商品维度可对商品质量、商品价格、描述相符等进行评价,收货人评价角色是“谁收谁评”,评价节点为确认收货之后。

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八、交易专区收货问题

(3)使用人评价:专区在现有评价基础上,增加物资使用人评价功能。评价范围默认为各工厂历史采购订单商品,支持商品质量及服务维度评价,使用人评价结果旨在监控商品供货质量及品牌商服务水平,为用户选购做参考。

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编辑: 杜维明     韩   晶    范博韬   
            孙立霞    王    飞    赵   楠    
            韩   江     张仡韡    付洁仪   
            刘子静

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