办公三十六技
作为的一名职场“小蜜蜂”，组织会议是一项最基本也是最日常的工作。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。本次期刊整理了会议保障“三部曲”，希望能给大家提供一些办会小帮助！
会前科学安排，做好筹划
2024年9月13日‖星期五
第三技 会议保障
办公室/党委办公室
会前准备是做好会务服务工作的前提和基础，应精心谋划好会议的整个流程和每一个环节，精准确定会议的规格、目的以及活动的框架。
1.制定方案。主要包括会议名称、时间、地点、出席领导、参会人员、主要议程、会议费用。会议方案要简明扼要、操作性强，并报相关领导审定。
2.起草、下发通知。会议通知的要素主要包括会议名称、目的、议程、参会人员、时间、地点等，要表达准确、条理清楚、言简意赅。
3.预订会议室。会议时间确定之后，要立即与办公室联系沟通，根据会议情况预订合适的会议室，并安排工作人员协助做好清洁、桌椅摆放、茶水等前期准备工作。
4.制作、摆放座签。根据最终确定的参会人员名单，合理安排参会人员会场座次，按要求印制并认真核对全场座签，防止出现遗漏、重复和错别字等情况；座签摆放时需注意领导顺序。
5.会场布置。要综合考虑会议性质、参会人数，主席台设置及座位分区合理。及时将主席台上领导所需会议材料摆放好，认真检查是否漏页少项、摆放整齐，确保不出差错。
6.设备调试。主要调试电子屏会标、话筒、音响、灯光、投影仪等设备。根据会议需要安排适量话筒摆放在合适位置，逐一提前试音，确保每只话筒均能正常使用；需要播放视频、课件的要提前预演，调试好音响音量和灯光亮度。
会中注重细节、优质服务
会中工作是指在会议进行中的各项服务活动，主要有会议签到、会场服务、会议记录三方面。会中工作无小事，周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。
1.做好会议签到。设置会议签到处，提醒到会人员签到，引导参会人员按照座位图就坐，做好到会人员清点工作，实时掌握人员到会情况，视情况电话督促参会人员按时到会；会议开始前，提醒参会人员关闭手机或调至静音模式，涉密会议不允许携带手机等智能设备。
2.维护会场秩序。会议召开期间，要安排专人负责会务保障，维护好会场内外秩序，同时防止无关人员进入会场。
3.做好会务保障。实时关注会场空调、话筒、音响、灯光、茶水等情况，发现问题及时解决；做好会议记录工作。
第一种拍摄位置为①，摄影师应站立于会场正后方中央，采取对称构图原则进行拍摄，确保画面平衡。
第二种拍摄位置包括②和③，摄影师应分别站在会场后方的左右两侧，采取对角线构图方式进行拍摄，以捕捉更全面的场景。以上两种拍摄方式均需确保画面中人物、会标、横幅、电子屏等关键要素清晰可见，完整展现。
第三种拍摄位置为⑤和⑥，主要聚焦于观众席全景的拍摄。在拍摄过程中，摄影师应注意捕捉观众席上的精彩瞬间，如参会者专注阅读材料、认真做笔记等。同时，需确保入镜人员的表情神态自然，若发现有人明显在玩手机或打瞌睡等不当行为，应及时上前提醒，以免给拍摄成果带来不良影响。
在照片后期处理中，应以调整画面色调和明暗为主，使画面看起来明亮清晰，人物自然生动。
会议拍照
2024年9月13日‖星期五
第三技
办公室/党委办公室
会后工作是会务工作的重要组成部分，是保证会议质量、会议效果的重要环节。通过会后工作总结会务组织的经验，进一步完善会务工作制度，提升会务工作质效。
1.会议纪要。每次会议结束后，要及时整理会议记录，呈主要领导审阅后下发至相关部门、机构，以便相关部门、机构贯彻落实会议精神。
2.组卷归档。会后要及时将请示、通知、汇报材料、照片、会议纪要等相关资料进行收集，按规定整理归档。
会议纪要特点
1.纪实性。会议纪要是基于会议真实信息和情况，进行整理、加工、制作而形成的公文，要如实地反映会议精神和会议内容，既不能随意增减，也不能擅自篡改，失去客观性、纪实性。同时语言讲究平实、庄重，行文时应多平直叙述，以短句为主，用语朴素、严谨、得体，不宜用华丽辞藻过度修饰。
2.纪要性。会议纪要的核心在“要”，需要抓住会议主旨和主要成果进行提炼、概括和归纳，突出会议中心议题，精准概括和选择一般意见，摘“要”而记，不可有言必录。
3.取舍性。要围绕主题和重点适当取舍，与会议中心内容和讨论要点密切相关的尽量写充分、写到位，不相关或联系不密切的不写或少写。凡符合会议宗旨的多数人的一致意见，少数人的正确意见，主持人发表的意见，特别是总结性发言和结论性意见，均要予以反映。
4.精准性。准确性是会议纪要的基本要求。要精准把握原意，全面、客观、真实反映会议情况，既不能凭空增减内容，也不能篡改原意，不掺杂个人感情和看法。要准确记录会议议定的重要事项，涉及的概念、数据、事例、重大提法和法律条文、相关政策文件表述等要准确规范。如果遇到一些不太清楚的地方，要跟相关部门和人员核实确认。涉及重大事项可送分管领导和有关部门会签，确保准确无误。
5.逻辑性。纪要虽小，但要注重谋篇布局，按一定的逻辑关系将会上讨论意见分类、分层整理，可分部分、加标题、列条目，使其结构清晰、主次分明。在坚持体现原意的前提下，对讲得不够透彻的内容，进行适当补充、延伸和深化，使其语意完整、逻辑严密。
6.书面性。纪要作为公文的一种，要避免使用方言和俗语。会议中，领导的脱稿讲话，往往比较口语化，要适当加工，注意用词转换，用书面语言准确提炼，力争用最精炼的语言表达最丰富的内涵，把口语转换为书面语。
会后及时总结、立卷归档
2024年9月13日‖星期五
第三技
办公室/党委办公室
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