档案数字化专员
培训教材
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目 录
三 主动服务经济社会发展，增强档案为民服务实效
前 言 档案管理工作当前的任务
一 深入实施国家记忆工程，建设一批“特色记忆库
二 加快建设革命历史档案目录数据库，用好用活红色档案资源
四 提高依法管档能力，全面开展档案行政执法督查工作
五 推进科技兴档工程，加快档案工作数字化转型
六 构建档案安全体系，严厉“黑天鹅”“灰犀牛”事件
复习题
第一讲 档案工作概述
第一节 档案的基本常识
第二节 档案的利用和公布
第三节 档案工作法律责任
第四节 档案的分类
复习题（一）
第五节 档案工作的法规体系
二 机关档案工作体制、机构和干部
一 机关档案部门的基本任务
第二讲 机关档案管理工作
三 机关档案的接收
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四、机关档案的管理和提供利用
五、机关档案的移交
九、定期保管的文书档案
七、机关文件材料不归档范围
八、永久保管的文件档案
十、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限通用原则
十一、文书档案保管期限表
复习题（二）
第三讲 企业档案管理工作
一、企业文件材料归档范围
二、企业可不归档文件材料
三、永久保管的企业管理类档案
四、定期保管的企业管理类档案
复习题（三）
五、企业档案保管期限
一、科技技术档案概念
四、科技档案工作管理体制
第四讲 机关档案管理工作
二、科技文件材料的形成和归档
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六、机关文件材料归档范围
附表1：企业管理类档案保管期限表
三、科技档案的管理
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五、科技档案干部
六、会计档案移交与接收
三、会计资料归档的范围
一、会计档案的定义
二、会计档案工作的责任分工
四、电子会计档案范围
五、会计资料的归档
复习题（四）
第五讲 会计档案管理方法
八、会计档案的保管期限
九、会计档案的销毁
十、特殊情况下会计档案的交接
附表2：企业和其他组织会计档案保管期限表
复习题（五）
附表3：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案
第一节 干部人事档案工作概述
第四节 干部人事档案日常管理
第六讲 干部人事档案管理
第二节 干部人事档案工作管理体制和职责
七、会计档案查阅、复制、借出
保管期限表
第三节 干部人事档案内容和分类
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第一节 材料鉴别
复习题（六）
第七讲 干部人事档案专场培训
复习题（七）
第一节 什么事档案数字化
第五节 干部人事档案的利用和审核
第八讲 档案管理数字化实务培训
第二节 档案服务外包工作规范
第六节 干部人事档案工作纪律和监督
第二节 档案分类
第四节 档案编目
第三节 排序编码
第五节技术加工
第九节 档案著录
第八节 图像处理
第七节 档案扫描
第六节 专项审核
第十二节 成品备份移交
第十一节 档案装订
第十节 质量检查
第三节 纸质档案数字化规范
第四节 著录规则解析
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前言档案管理工作当前的任务
2023年2月16日，国家档案局在北京召开全国档案局长馆长会议。会议提出，将全面贯彻落实党的二十大精神，系统谋划推进档案工作现代化建设，以高质量发展为主题，以档案依法治理为路径，以实现数字化战略转型为关键，加快推进“十四五”档案事业发展规划各项重点任务落实，强化科技和人才支撑，努力建设与社会主义现代化强国相适应的档案强国。会议向全国档案系统部署了以“加快数字化战略转型 建设档案强国”为核心的当前的工作要点。
一、深入实施国家记忆工程，建设一批“特色记忆库”
以深入实施“新时代新成就国家记忆工程”为抓手，重点加强党的二十大部署的重大战略、重大工程、重大项目、重大活动等重点领域档案工作，全面记录新时代、新发展、新成就、新变革。分级分类抓好记忆工程实施，搭建本地区本部门整体记忆框架，通过目录收集、数据收集、实体收集等建设一批“特色记忆库”。
开展国有档案资源普查，计划用两年时间完成全国国有档案资源调查工作，摸清国有档案资源家底。今年上半年启动试点工作，探索形成一套可供推广的经验做法和调查标准。
二、加快建成革命历史档案目录数据库，用好用活红色
档案资源弘扬伟大建党精神，在管好用好红色档案资源上下功夫。通过举办主题展览展示、创作影视作品、出版文献汇编、打造“云课堂”等多种方式，推出一批主题鲜明、制作精良、感染力强的红色档案精品力作。中央档案馆将重点办好“老一辈革命家的家教家风”主题档案文献展，做好纪念毛泽东同志诞辰130周年等重要活动相关红色档案资源开发利用工作，推进《抗日战争档案汇编》编纂工程。
开展红色档案资源名录建设，结合国有档案资源普查工作做好红色档案摸底，全面掌握红色档案卷件数量、保管状况和开发利用情况，加快建成系统完整的全国革命历史档案目录数据库。研究制定红色档案定级标准，在全国范围组织开展珍稀红色档案认定工作。
三、主动服务经济社会发展，增强档案为民服务实效
围绕加快构建新发展格局，建设现代化经济体系，加强科技档案管理工作，进一步规范国家科技重大专项、重点研发计划、自然科学
基金项目等档案管理，开展科研档案和科学数据协同管理试点。
围绕全面推进乡村振兴战略实施，聚焦第二轮土地承包到期后再延长30年工作、农村宅基地改革等农村重点领域和关键改革环节加强档案管理。
推动各级档案馆馆藏档案有序开放，着力提升各级档案馆档案开放率，更好地方便人民群众和社会各方面查档用档。深化全国档案查询利用服务平台建设应用，深度对接国家政务服务平台，扩大地方各级档案馆接入范围。
四、提高依法管档治档能力，全面开展档案行政执法督查工作
重点做好《档案法实施条例（修订草案）》提交国务院审议的有关工作，做好《机关档案工作条例》《电子档案管理规定》《档案执法监督检查工作暂行规定》等的制修订工作，力争年内出台。推进《科学技术档案工作条例》《全国档案馆设置原则和布局方案》修订工作。
强化档案行政执法监督机制和能力建设。国家档案局将对部分省区市、30家中央和国家机关、30家中央企业开展监督检查，推动法规制度落实，督促抓好问题整改。
五、推进科技兴档工程，加快档案工作数字化转型
高标准推进国家级数字档案馆(室）特别是示范数字档案馆(室）建设，协调组织东部发达地区档案部门在人员和技术上对中西部地区做
好帮扶，形成“东部引领、中部崛起、西部跨越”的档案数字化转型发
展格局。瞄准信息技术发展前沿，积极探索智慧档案发展战略，有效对接数字中国、智慧城市、智慧政务、数字乡村和各行业智慧发展,努力打造档案工作新模式。
六、构建档案安全体系，严防“黑天鹅…“灰犀牛”事件
抓好档案实体和信息安全。高度警惕档案领域“黑天鹅…“灰犀牛事件，着力构建人防、物防、技防三位一体的档案安全体系。加大传统载体档案抢救性和预防性保护力度，做好档案数字资源安全管理，开展异质异地备份，探索建立档案容灾备份机制，确保重要档案信息系统在遇到重大灾害时能够做到数据不丢、业务不断。完善应急预案，提高应急处置能力。深化区域性国家重点档案保护中心建设，发挥其在档案保护技术研究应用、档案保护修复人才培养等方面的引领辐射作用。
复习题：当前党和国家围绕“推进科技兴档工程，加快档案工作数字化转型”，提出了哪些具体工作任务？
第一讲 档案工作概述
第一节 档案的基本常识
一、档案的基本定义
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
所谓对国家和社会有保存价值，系指具有现实查考使用价值和对历史、科学技术、艺术、教育等有研究价值的档案。如电影创作生产过程中形成的文字、图片、影片素材和标准拷贝等均属对艺术有研究价值的档案，教学中产生的教学大纲、专业设置、教学计划、方案、招生简章等属于对教育有研究价值的档案。
二、档案机构及其职责
1. 依据《辽宁省档案条例》，省人民政府档案行政管理部门主管全省的档案事业，实行宏观管理、监督和指导。
市、县（含县级市、区，下同）人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，业务上受上级人民政府档案行政管理部门的监督和指导。
乡、民族乡、镇人民政府和街道办事处应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属行政村和其他组织的档案工作进行监督和指导，
2.国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案机构或者配备档案工作人员，统一管理本单位档案；对所属单位的档案工作进行检查和指导；业务上受本行政区域相应的人民政府档案行政管理部门的监督和指导。
中外合资（合作)企业和外商独资企业应当按照国家规定建立档案，其档案工作受本行政区域相应的人民政府档案行政管理部门的监督和指导。
3.国家综合档案馆按县以上行政区划设置，由本级人民政府批准，负责收集和永久保管多种门类的档案并向社会提供利用。
国家专门档案馆的设置，应依照国家有关规定、符合省人民政府档案行政管理部门的统一规划，由本级人民政府批准，负责收集和保管某一领域的档案并向社会提供利用。
部门档案馆可由省和特大城市的专业主管部门根据实际需要设置，由本级人民政府档案行政管理部门统一规划，本级人民政府批准,负责收集和保管本部门及其所属单位形成的档案并在一定范围内提供利用。
企业设置的档案馆，应符合国家规定的标准，经省人民政府档案行政管理部门审核，报国家档案行政管理部门核准，登记备案。事业单位设置的档案馆，必须符合省人民政府档案行政管理部门的统一规划，经主管部门批准，向同级人民政府档案行政管理部门备案。企业
事业单位的档案馆负责收集和保管本单位及其所属单位形成的档案并在一定范围内提供利用。
4.综合档案馆收集档案的范围，由省人民政府档案行政管理部门确定。
专门档案馆和部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门提出意见，经本级人民政府档案行政管理部门核准。
企业事业单位档案馆按照国家有关规定确定收集档案的范围，报本级人民政府档案行政管理部门备案。
5.档案工作人员应当具备专业知识，并接受档案管理岗位培训。从事档案咨询、鉴定、评估等业务的机构或者人员，必须符合国家规定的条件，并向市以上人民政府档案行政管理部门备案。
三、国家对档案的管理规定
1.按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
2.机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；
属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。
3.既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
4.各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：
（1）建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化;
（2）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施；
（3）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理;
（4）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，根据需要,
参照前款规定办理。
5.属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。
国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的，按照国家有关规定办理。
4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；
5.同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第二节档案的利用和公布
一、档案开放的起始时间
各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。
1.中华人民共和国成立以前的档案（包括清代和清代以前的档案；民国时期的档案和革命历史档案），自本办法实施之日起向社会开放。
2.中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放。
3.经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。
前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。
二、各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。
三、《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。
各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流，以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要，经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准，可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。
6.各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。
各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。单位需要携带、运输、邮寄属于国家所有的档案、集体或者个人所有的但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案及其复制件出境的，必须经省主管机关同意，报省人民政府档案行政管理部门审批。
个人需要携带、运输、邮寄前款档案出境的，应当提前30日向所在地的人民政府档案行政管理部门申报，经同意并报省人民政府档案行政管理部门审批。
四、档案工作者奖励
在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。有下列事迹之一的，由人民政府档案行政管理部门或者本单位给予奖励：
1.对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
2.对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
3.对档案学研究做出重要贡献的；
中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。
外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。
机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位同意。
各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。
四、档案的公布。所谓档案的公布，是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容：
1.通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；
2.通过广播、电视、电影等播放；
3.通过公众计算机信息网络传播;
4.在公开场合宣读、播放；
5.出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；
6.公开出售、散发或者张贴档案复制件；
7.展览、公开陈列档案或者其复制件;
8.在公用计算机信息网络传播档案。
五、公布属于国家所有的档案，按照下列规定办理：
1.保存在档案馆的，由档案馆公布；必要时，应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布。
2.保存在各单位档案机构的，由各该单位公布；必要时，应当报经其上级主管机关同意后公布。
3.利用属于国家所有的档案的单位和个人，未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准，均无权公布档案。
属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。
六、各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第三节 档案工作法律责任
1.有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
(2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的的；
（3）涂改、伪造档案的；
（4）擅自出卖或者转让档案的；
（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的；
（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；
（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（8）档案工作售货员玩忽职守，造成档案损失的。
2.有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：
（1）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;
（2）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；
（3）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；
（4）不按照国家规定开放档案的;
（5）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的;
（6）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
3.携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
4.数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。
造成档案损失的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。
第四节 档案的分类
所谓档案分类，就是根据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。
1.按档案形成分
根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。每类社会组织档案中，又分为具体社会组织档案。每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据，每类社会组织档案是划分全宗群的依据。
2.按档案内容性质分
根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。上述每
种档案，又可具体细分。由于人们从事的专业不同，对档案的需求都有专指性，这种划分对人们从不同角度检索利用档案有意义。
3.按档案的载体形式分
根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、房档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。
4.按照记录信息方式分
按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。上述类型档案在管理和提供利用方式上都各有特殊性。
5.按照记录信息时间分
按照记录信息时间，一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。在中国，通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类。建国前档案又分为历代王朝档案、中华民国时期档案、新民主主义革命时期档案。档案是不同时代的产物，这种划分对认识档案的时代特点有意义。
6.按档案所有权形式分
根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档
案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属下国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、合法基础上进行，档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。
我国1987年出版了《中国档案分类法》，并附有档案分类标引规则、《中国档案分类法》类目细分规则、清代档案分类表、民国档案分类表。
第五节档案工作的法规体系
1.档案工作法规体系的内容
档案工作法规体系是指以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）为核心，若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规、规章和其他规范性文件所构成的相互联系、相互协调的统一体。2011年，国家档案局新修订了《国家档案法规体系方案》，对我国档案法法规体系提出的目标、原则、内容都做出了明确规定。
1.1档案法律。
档案法律是由全国人民代表大会制定的，主要有《档案法》以及《刑法》、《民法》等基本法律及其他专门法律中涉及档案的内容或条款，在我档案工作法规中位于最高级别，是制定其他法规的依据。
1.2档案行政法规、党内法规和军事法规。
行政法规由国务院制定。主要有根据《档案法》的规定制定的《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》），
该办法是为了推进《档案法》的贯彻落实而制定的，是地方各级档案工作法规、规章、档案工作制度制定的重要参照依据。此外，还有《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》等。档案党内法规由中国共产党中央机关。档案军事法规由中央军事委员会根据宪法和法律制定，并予以公布，如《中国人民解放军档案条例》。
1.3地方性档案法规。
地方性档案法规由地方各级立法机构制定。如《辽宁省档案条例》（辽宁省人民代表大会常委会公告第16号公布）、《上海市档案条例》、《天津市档案管理条例》、《深圳市档案文件利用条例》等。
1.4档案规章。
档案规章由国务院部门档案规章和地方政府档案规章构成。
1.4.1国务院部门档案规章主要是由国家档案局单独，国家档案局与国务院其他专业主管机关或者部门联合制定的规章。如国家档案局2012年12月17日公布，2013年2月1日起施行的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）以及《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）、《会计档案管理办法》（财政部令第79号）、《档案管理违法违纪行为处分规定》
（监察部令30号）等。
1.4.2档案地方政府规章档案地方政府规章由省、自治区、直辖市和较大市的人民政府根据《档案法》、《档案法实施办法》以及当地地方性法规制定，如《辽宁省档案条例》。
2.档案工作的标准
除了国家层面和地方层面的法律法规、规章等外，档案工作还应遵照相关标准。标准分为国家标准和行业标准。同时，国家和行业标准中，又分为强制性和推荐性标准。强制性标准是必须执行的，而推荐性标准，可根据实际情况确定执行与否。
凡是强制标准中有“T”字的均为推荐性标准，没有的为强制性标准。其中，行业推荐性标准主要有《档案工作基本术语》（DA/T1）《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/TA5）、《归档文件整理规则》（DA/T22)、《国家重大建設项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）、《印章档案整理规则》（DA/T40）、《企业档案工作规范》（DA/T42）等；国家推荐性标准主要有，《档案著录规则》（GB/T3782.5）、《照片档案管理规范》（GB/T11821）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）、《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1991]20号）、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705）等：强制性标准有《档案馆建设标准》（建标[2008]51号）和<档案馆建筑设计规范>(JGJ25)等。
随着我国档案法律法规体系的不断完善，档案工作快速步入法治化轨道，《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律、法规、规章的有效实施，促进了档案工作机制体制的建立和健全，促进了档案信息资源的有效管理和开发利用，对实现档案经济效益与社会效益发挥了重要作用。
复习题（一）
1.什么是档案？某些资料对国家和社会没有保存价值，是否属于档案？
2.国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织应当怎样做好档案工作？
3.国家对档案的管理有哪些规定？
4.什么情况下，政府和档案行政管理部门对档案工作单位和个人给予奖励？
5.档案开放的起始时间是怎样规定的？
6.档案通过什么形式向社会公开公布？
7.什么情况下，给予档案工作负责人或具体工作人员行政处分，或依法追究刑事责任？
8.按照档案内容性质分、记录信息方式分、记录信息时间分，档案各分为哪些类别？
9.《档案工作基本术语》属于是强制性标准还是推荐性标准？
第二讲 机关档案管理工作
1983年4月28日，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《机关档案工作条例》。根据该条例，我们可以明确做好机关档案工作的目的和基本任务，机关档案工作体制、机构和干部，机关档案的接收,机关档案的管理和提供利用，机关档案的移交等重点问题以及解决这些问题的方法。
一、机关档案部门的基本任务
所谓机关，即各级党、政、军机关和人民团体（以下统称机关）。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理。
机关档案部门的基本任务是：
1.对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督;
2.负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；
3.中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。
4.机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。
二、机关档案工作体制、机构和干部
1.机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅（室）领导。
2.各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。对驻在地方的上级直属单位的档案工作，实行以专业主管机关为主、地方档案管理机关为辅的管理体制。
3.各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部。
4.档案干部要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业,刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，以保证工作任务的顺利完成。
5.档案干部应相对稳定。对有业务职称的档案干部，在调离档案部门时，应尽可能的征得授予职称的档案业务管理机关的同意。
三、机关档案的接收
1.机关应建立、健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、
立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。
2.机关档案部门接收的档案，应符合下列要求：
（1）应归档的文件材料齐全、完整；
（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
（3）归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
3.机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
四、机关档案的管理和提供利用
1.一个机关在工作活动中形成的全部档案，应在文书或业务部门立卷的基础上，按照一定的要求进行分类、加工整理和保管。
2.机关档案部门应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
3.机关档案部门应根据国家的有关规定，编制本机关或本专业系统的《档案材料保管期限表》，经机关领导人批准后执行，并报同级档案业务管理机关备案。
4.机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成
鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准后销毁。
5.机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
6.机关的档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。要定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
7.机关档案部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。
8.机关档案部门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度,确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。机关档案部门保管的档案，是现行档案，主要供本机关和上级主管机关使用，不属于开放范围。对外提供利用需经上级主管机关批准。
9.省级以上党、政领导机关的重要档案，根据需要和可能可多保存一套重份或复印件，以保证档案的安全和方便利用。
10.机关应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。
五、机关档案的移交
1.省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。
2.机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：
（1）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管；
（2）机关撤销，业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交；
（3）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关,其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交;
（4）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收,其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制;
（5）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存；
（6）一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。
3.各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关的主管机关或档案馆移交。
2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
八、永久保管的文书档案
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：
1.本机关制定的法规政策性文件材料;
2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、总结、综合统计报表等;
六、机关文件材料归档范围
2006年12月18日，国家档案局令第8号发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，该规定明确机关文件材料的归档范围是：
1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料;
4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料；
5.凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
七、机关文件材料不归档范围
1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
8.同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
9.下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
十、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限通用原则
1.机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
2.机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
3.机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
4.各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
5.有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
5.本机关机构演变、人事任免等文件材料；
6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
九、定期保管的文书档案
定期一般分为30年、10年。
1.本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
2.本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
3.本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
4.本机关一般性事务管理文件材料；
5.本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等;
6.上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
7.上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
2.本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册，永久。
2.2讨论未通过的文件，10年。
3.本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要，会议记录，永久。
4.本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要，永久。
4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报，30年。
5.机关联合召开会议的文件材料
5.1本机关为主办的
5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要，永久。
5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报，30年。
5.在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
6.本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
十一、文书档案保管期限表
1.本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料，永久。
1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报，永久。
1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料，30年。
1.4讨论未通过的文件，10年。
8.本机关业务文件材料
8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料，永久。
8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1重要业务问题的，永久。
8.2.2一般业务问题的，30年。
8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1重要业务问题的，永久。
8.3.2一般业务问题的，30年。
8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿，30年。
8.5机关联合行文的文件材料
8.5.1本机关为主办的
8.5.1.1重要业务问题的，永久。
8.5.1.2一般业务问题的，30年。
5.2本机关为协办的
5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本，30年。
5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本，10年。
6.本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计，永久。
6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道，30年。
6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排，10年。
7.上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1重要的，永久。
7.2一般的，30年。
7.3本地区、本机关工作汇报材料，30年。
8.5.2本机关为协办的
8.5.2.1重要业务问题的，30年。
8.5.2.2一般业务问题的，10年。
8.6本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1大事记、组织沿革等，永久。
8.6.2简报、情况反映、工作信息等，10年。
8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料，永久。
8.7.2执法检查情况汇总、通报，整改通知等，永久。
8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料，永久。
8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料，永久
。
8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，永久。
8.7.3.420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，30年。
8.7.4行政管理工作中形成的备案文件材料，10年。
8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1重要的，永久。
8.7.5.2一般的，30年。
8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料，永久。
8.8.2年度以下的计划、总结、统计材料，10年。
8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料，永久。
8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料，10年。
8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等，永久。
8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录，30年。
9.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1工作报告、总结，换届选举结果，永久。
9.10.2重要专项活动的报告、总结等，永久。
9.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料，永久。
9.10.4情况反映、工作简报，10年。
9.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1重要的，永久。
9.11.2一般的，30年。
9.12保卫部门的安全检查、调查记录，10年。
9.13本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1有领导重要批示和处理结果的，永久。
9.13.2其他有处理结果的，30年。
10.本机关事务管理文件材料
10.1房产、土地所有权和使用权的文件材料，永久。
9.本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料，永久。
9.2人事工作制度、规定、办法等文件，30年。
9.3人事任免文件，永久。
9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1受县级（含）以上表彰、奖励的，永久。
9.4.2受县级以下表彰、奖励的，30年。
9.5对本机关有关人员的处分材料
9.5.1受到警告（不含）以上处分的，永久。
9.5.2受到警告处分的，30年。
9.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料，永久。
9.7人事考核、职称评审工作文件材料，永久。
9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根，永久。
11.上级机关制发的文件材料
11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1重要的，永久。
11.1.2一般的，10年。
11.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，10年。
11.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料，永久。
12.同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，10年。
13.下级机关报送的文件材料
13.1重大问题的专题报告，30年
13.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料，10。
10.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1重要的，永久。
10.2.2一般的，10年。
10.3接待工作的计划、方案
10.3.1重要的，30年。
10.3.2一般的，10年。
10.4机关财务预算，30年。
10.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料，30年。
10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1重要的，永久。
10.6.2一般的，10年。
10.7职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续，永久。
10.8职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请，30年。
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复习题（第二讲）
1.机关档案部门的基本任务有哪些？
2.机关档案干部的基本要求是什么？
3.机关档案如何管理和提供利用？
4.机关撤销或合并如何处理相关的档案？
5.机关文件材料归档范围有哪些？
6.机关文件材料不归范围规有哪些？
7.永久保管的文书档案主要包括哪些？
8.定期保管的文书档案有哪些？
9.本机关召开工作会议、专题会议的文件材料保管期限是多少年？
10.机关人事任免文件保管期限是多少年？
11.下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料,保管期限是多少年？
\事业单位的档案馆负责收集和保管本单位及其所属单位形成的档案并在一定范围内提供利用。
4.综合档案馆收集档案的范围，由省人民政府档案行政管理部门确定。
专门档案馆和部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门提出意见，经本级人民政府档案行政管理部门核准。
企业事业单位档案馆按照国家有关规定确定收集档案的范围，报本级人民政府档案行政管理部门备案。
5.档案工作人员应当具备专业知识，并接受档案管理岗位培训。从事档案咨询、鉴定、评估等业务的机构或者人员，必须符合国家规定的条件，并向市以上人民政府档案行政管理部门备案。
三、国家对档案的管理规定
1.按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
2.机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；
4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；
5.同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第二节档案的利用和公布
一、档案开放的起始时间
各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。
1.中华人民共和国成立以前的档案（包括清代和清代以前的档案；民国时期的档案和革命历史档案），自本办法实施之日起向社会开放。
2.中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放。
3.经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。
前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。
二、各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。
三、《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。
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